Eisenhower Matrix, hoe gebruik je de 4 kwadranten?

Wanneer je het lastig vindt om doelen te realiseren, kunnen modellen een goede oplossing zijn. Vooral wanneer er verschillende zaken zijn die aandacht vragen is het maken van een keuze erg lastig. Je wilt of moet ze immers allemaal aandacht geven. Meestal vragen de zaken die urgent zijn de meeste aandacht, deze zijn echter niet altijd belangrijk. We onderscheiden niet altijd taken van doelen.

Taken zijn meestal niet echt belangrijk, zijn eenvoudiger te realiseren en zijn vaker urgent. Je doelen zijn uiteraard wel belangrijk, maar krijgen vaak weinig tijd. Het gebruiken van een Eisenhower matrix kan jou helpen om prioriteiten te stellen en de doelen voldoende aandacht te geven.

Wat is de Eisenhower matrix?

Een Eisenhower matrix is een model dat helpt bij het inzicht in waaraan je je tijd zou moeten besteden. Op een dag heb je namelijk een beperkt aantal beschikbare uren die je kunt gebruiken voor het realiseren van allerhande zaken. Deze tijd moet je goed indelen om de doelen te kunnen bereiken. Je kunt echter het overzicht verliezen wanneer je keuzes moet maken. Een slecht overzicht maakt het lastiger om gestructureerd bezig te gaan. Hierdoor zul je uiteindelijk merken dat je te veel tijd besteedt aan zaken die toch niet zo belangrijk waren als vooraf werd gedacht.

Met een Eisenhower matrix zorg je voor structuur en is een hulpmiddel bedacht om op een efficiënte manier zaken in te delen en gericht keuzes te maken. Dit wordt gedaan door het idee van prioriteiten stellen. Te realiseren activiteiten en doelen worden gecategoriseerd in het model van Eisenhower waarin er een onderscheid komt tussen de echt belangrijke taken die direct uitgevoerd moeten worden en de minder belangrijke taken die gedelegeerd of uitgesteld kunnen worden. Dit model werd als eerste toegepast in de 2^e wereldoorlog door President Eisenhower.

Eisenhower had zoveel taken op een dag die uitgevoerd moesten worden dat het eigenlijk allemaal niet meer kon. Door dit model toe te passen wist hij de belangrijkste urgente doelen te onderscheiden van de rest zodat hij deze als top prioriteit zou uitvoeren. De andere doelen konden nog even wachten of zelf gedelegeerd worden aan iemand anders. Dit inzicht is vertaald in de Eisenhower matrix.

Prioriteitenmatrix van Eisenhower

Het model van Eisenhower draait om het stellen van prioriteiten. De Eisenhower matrix bestaat uit 4 kenmerken die een taak of doel zou kunnen hebben. Er moet eerst onderscheid gemaakt worden tussen de urgente en de niet urgente zaken. Urgent betekent dat het direct uitgevoerd moet worden. Het is hierbij belangrijk dat een doel zo snel mogelijk volbracht moet worden. Niet urgent betekent dat het doel uitgesteld kan worden.

Hoewel het misschien een goed idee lijkt om dit doel te volbrengen, kan het zo zijn dat dit ook op een later tijdstip gedaan kan worden. Je kunt deze doelen dan verplaatsen naar een later tijdstip wanneer de urgente doelen al gehaald zijn. De volgende twee kenmerken waarmee je de zaken kan onderscheiden, zijn de belangrijke en onbelangrijke taken/doelen. De belangrijke taken zijn de taken waarvan het nodig is dat jij zelf moet handelen en een significante bijdrage levert aan de uiteindelijke doelen die je voor jezelf hebt gesteld.

De niet belangrijke taken zijn de taken die je zelf eigenlijk niet hoeft te doen. Dit zijn de taken die ook door iemand anders gedaan kunnen worden en jij dus niet specifiek zelf uit hoeft te voeren.

In een matrix ziet dit er als volgt uit:

Een taak wordt vervolgens gecategoriseerd door de kenmerken in de Eisenhower matrix te identificeren. De taak kan in vier verschillende categorieën komen. Dit worden kwadranten genoemd. Als een taak urgent en belangrijk is, dan komt de taak in het kwadrant ‘meteen zelf doen’ terecht. Dit zijn de taken die belangrijk zijn om zelf uit te voeren en die ook nog eens in een korte tijd volbracht moeten worden.

Wanneer een taak belangrijk en niet urgent is, dan komt deze taak in de categorie ‘organiseer dat je het doet’ terecht. De zaak is dan nog steeds belangrijk om uitgevoerd te worden, maar het kan ook op een later tijdstip gedaan worden. Dit is ook de plek waar veel van onze doelstellingen zich bevinden. Doelen realiseer je vaak over een langere tijd en vragen zelden urgente aandacht. Je kunt hierbij de taak dus inplannen op het moment dat het wel nodig is. Dit uitstel leidt echter vaak tot mogelijk afstel waardoor we deze categorie onvoldoende tijd geven.

Waneneer een taak onbelangrijk en urgent is, dan komt deze terecht in het kwadrant ‘laten doen” (of nee zeggen). Dit betekent dat een taak niet zo zeer door jou uitgevoerd hoeft te worden, maar wel snel gedaan moet worden. Hier kun je ervoor kiezen om de taak te delegeren aan iemand die in staat is om het ook uit te voeren.

Tenslotte kun je terecht bij het kwadrant ‘niet meer doen’. Dit zijn de taken die onbelangrijk zijn en ook niet urgent. Het heeft dan geen nut om deze taken uit te voeren omdat het nergens aan bijdraagt. Het kan echter wel zijn dat een deel van onze dag gevuld is met zaken die we eigenlijk niet zouden moeten doen…

Om meer aandacht te kunnen geven aan onze ambities dienen we meer tijd bezig te zijn met hetgeen in het “niet urgent en belangrijk” kwadrant staat. Wat hierbij kan helpen is op de eerste plaats hiervan bewust te zijn. Ten tweede realistisch te zijn of er geen zaken je dag/weekplanning domineren die je eigenlijk geheel niet zou moeten doen en tenslotte keuzes te maken in wat echt belangrijk is. Hierdoor concludeer je dat bepaalde zaken gedelegeerd kunnen worden of geheel niet gedaan hoeven worden. 

Voorbeeld Eisenhower kwadrant

Om de verschillende kwadranten beter te begrijpen is het nodig om voor iedere kwadrant van de eisenhower matrix voorbeelden te geven.

Urgent & Belangrijk

Het eerste kwadrant zijn de taken die direct uitgevoerd moeten worden. Dit zijn zaken die plotseling op kunnen duiken. Het is hierbij nodig reactief te zijn op deze zaken. Je kunt hierbij denken aan een plotseling defect apparaat dat de normale bedrijfsvoering verhindert. Dit moet natuurlijk meteen opgelost worden en krijgt dus een hoge prioriteit. Iets wat in deze kwadrant wordt gecategoriseerd, zijn dus onverwachte gebeurtenissen waarbij het belangrijk is dat ze worden opgelost. Het is belangrijk dat deze kwadrant zo leeg mogelijk is zodat er altijd ruimte is voor plotselinge gebeurtenissen.

Niet Urgent & Belangrijk

Het tweede kwadrant zijn de taken die uitgesteld kunnen worden, maar dus ook je business en persoonlijke doelstellingen. Het is dus mogelijk om deze taken op een later moment in te plannen. Voor dit kwadrant wordt er proactief gehandeld. Het is hierbij nodig om de taken zelf in te plannen zodat het voor jou overzichtelijker wordt en makkelijker uit te voeren is. Taken in deze categorieën zorgen voor minder fouten en stress, doordat je alles zelf onder controle hebt in tegenstelling tot het eerste kwadrant. Je kunt hierbij denken aan het schrijven van een artikel of bijvoorbeeld het trainen voor een marathon.

Het is belangrijk dat je hiervoor de tijd neemt en het hoeft niet direct op dezelfde dag af te zijn. Je kunt het gehele proces van een artikel schrijven opdelen in kleinere stappen die je kunt inplannen op verschillende dagen. Trainen voor een marathon vraagt ook een langere periode. Het is hierbij wel belangrijk dat je je aan de planning houdt zodat er geen uitstelgedrag ontstaat. Het is belangrijk dat deze kwadrant zo vol mogelijk is zodat je optimaal de tijd kan benutten.

Urgent & Niet Belangrijk

Het derde kwadrant zijn de taken die door iemand anders uitgevoerd kunnen worden. Het zijn taken waarbij niet per se jouw specifieke expertise gebruikt hoeft worden. Jij kan dan iemand anders opdragen om deze taak uit te voeren. Het is hierbij wel belangrijk om duidelijk te maken wat je van de persoon verwacht en dat je enige garantie hebt op een goed eindresultaat. Je kunt hierbij denken aan de bezorging van de post. Dit vraagt dagelijks aandacht binnen je organisatie, maar je brengt de post zelf niet naar je klanten. Bepaalde dienstverlening is door anderen beter te organiseren.

Niet Urgent & Niet belangrijk

Ten slotte is er het vierde kwadrant waarbij wordt aangeraden om de taken niet te doen. Het zijn taken die nergens aan bijdragen en ook niet belangrijk zijn om direct uit te voeren. In deze kwadrant vinden de taken plaats die ervoor zorgen dat jouw efficiëntie omlaag gaat. Het zijn taken die alleen maar kostbare tijd innemen. Je kunt hierbij denken aan het kijken op sociale media tijdens het werk. Het is natuurlijk wel leuk voor entertainment, maar het draagt verder nergens aan bij. Het neemt kostbare tijd in beslag die je kunt besteden aan het uitvoeren van urgente taken.

Veel mensen die hun doelen niet vaak bereiken bevinden zich vaak in het vierde kwadrant. Ze verspillen te veel tijd aan het uitvoeren van onnodige activiteiten. Probeer zo veel mogelijk buiten deze kwadrant te blijven.

Hoe pas je de Eisenhower matrix makkelijk toe?

Op de eerste plaats het besef dat op deze manier naar je dag/taken kijken je kan helpen. In het begin kan het gebruiken van de Eisenhower matrix nog vrij lastig zijn. Soms is het namelijk lastig om bepaalde taken te categoriseren in de vier kwadranten. Ook ben je je soms niet echt bewust van de taken die je uitvoert. De mensen die namelijk veel bezig zijn in het vierde kwadrant hebben het vaak niet eens door. Als eerste is het dus belangrijk om je bewust te zijn van alle verschillende taken die je op een dag uitvoert. Probeer alles overzichtelijk te weergeven. Hierbij kan je eventueel gebruik maken van een Bullet journal.

Denk je alles op een rijtje te hebben, dan kun je beginnen met het categoriseren van de verschillende taken. De verdeling van de taken in de matrix is erg belangrijk. In het eerste kwadrant bevinden zich de belangrijkste taken. Het is belangrijk dat je altijd genoeg tijd over hebt om deze belangrijke taken uit te kunnen voeren. Plaats dus zo min mogelijk taken in het eerste kwadrant. Dit zorgt er ook voor dat je minder fouten maakt in het eerste kwadrant, omdat je alles evenveel tijd kan geven.

In het tweede kwadrant is het belangrijk dat je veel aandacht besteedt aan het plannen van alle taken. Het doel is om het tweede kwadrant zo vol mogelijk te maken. Door goed te plannen zul je nooit tijd tekort komen bij het uitvoeren van taken. Wel is het belangrijk om jezelf een marge te geven voor wanneer werk niet op tijd af komt. Op deze manier zul je niet het werk snel proberen af te maken wat resulteert in fouten.

In het derde kwadrant is het belangrijk dat je goede afspraken maakt met de persoon waaraan je de taken delegeert. Meestal ben je nog steeds zelf verantwoordelijk voor de taak, dus het is belangrijk dat dit precies zo gebeurd zoals jij dat wil. Tenslotte, in het vierde kwadrant is vooral het identificeren van de verschillende taken belangrijk. Ben je bewust van de taken, dan zul je er automatisch zelf proberen af te blijven.

De Eisenhower Matrix is al gemaakt met als doel om simpliciteit te creëren. Dit zorgt er ook voor dat het gebruiken van het model vrij makkelijk is. De matrix hoeft alleen simpelweg ingevuld te worden met de door jouw geanalyseerde taken en vervolgens weet je dan zelf wat je te doen staat. Wat wel kan helpen bij het optimaal gebruik maken van het model is enige discipline in het volbrengen van zinvolle taken en het afstaan van onnodige taken.

Wil je de Eisenhower matrix invullen kun je zoeken op internet naar een eisenhower matrix template.

Onderstaande boeken kunnen je ook helpen bij je productiviteit. Kijk hier onze top 10 managementboeken.

Voordelen Eisenhower Matrix

Het bijhouden van een schema wordt door de meeste mensen gebruikt om een overzicht te krijgen van alle taken die gedaan moeten worden. Dit kan aardig goed werken, maar de onnodige taken worden ook in de dagelijkse activiteiten verwerkt. Je bent dan bezig met het uitvoeren van taken die er eigenlijk niet toe doen. Ook kan een volle agenda ervoor zorgen dat je geen tijd meer hebt voor het uitvoeren van plotselinge urgente taken. Dit kan voor veel stress zorgen wanneer niet alle taken uitgevoerd kunnen worden of wanneer je overuren moet maken.

De Eisenhower methode houdt rekening met plotselinge gebeurtenissen en categoriseert ieder type taken. Natuurlijk kan er nog steeds een schema gebruikt worden voor het plannen van de nodige taken, maar het aantal taken dat ingepland moet worden zal significant gaan dalen. Zo kan je voor iedere taak meer tijd nemen zodat je minder fouten maakt. Ook krijg je op deze manier meer tijd voor het uitvoeren van plotselinge taken. Dit maakt het mogelijk om ruimte te creëren voor belangrijke taken (je doelen of KPI's) wanneer je het eigenlijk heel druk zou moeten hebben.

Eisenhower Schema verder uitgelegd op ons YouTube kanaal

In onderstaande video van het Mindsetters Youtube kanaal leggen we de Eisenhower Matrix persoonlijk uit. We hebben het over prioriteiten stellen, focus hebben en hoe we de Eisenhower Matrix zelf toepassen.