KPI betekenis en hoe deze toe te passen

De term KPI wordt zakelijk veel gebruikt. Maar wat is de KPI betekenis en waarvoor worden KPI's gebruikt?

Een KPI is een meetinstrument voor doelrealisatie. De afkorting KPI staat voor Kritieke Prestatie Indicator. KPI's geven een indicatie van de kritieke prestatie die geleverd dient te worden. Hierdoor zijn KPI’s een veelgebruikt sturingselement op management- en directieniveau om de realisatie van doelstellingen snel in beeld te brengen.

KPI betekenis Engels

In het Engels staat deze afkorting voor Key Performance Indicator. De term Key uit het Engels geeft aan dat het een “sleutel”-prestatie is, hetgeen het belang aanduidt van de prestatie.

Waarom KPI’s gebruikt worden

KPI’s worden gebruikt om de voortgang op strategische doelstellingen van een organisatie in beeld te brengen. Daarmee geven KPI's weer in welke mate een organisatie op koers is om een ambitie te realiseren. KPI’s dienen een objectieve weergave te zijn van een status die wordt gemeten. De objectieve weergave is voor organisaties van belang om de sturing op haar doelstellingen mogelijk te maken.

Een directeur zou bijvoorbeeld ook aan een salesmanager kunnen vragen hoe het er voorstaat met de verkoopdoelstelling. De salesmanager zou dan (subjectief) kunnen antwoorden. “We hebben veel acquisitie gevoerd en hebben redelijk wat orders binnengehaald. Het gaat dus wel goed.” Met een dergelijk antwoord ben je afhankelijk van de interpretatie van de termen veel, redelijk en goed. Om duidelijkheid te verkrijgen over de voortgang van de verkoopambitie is het dus goed om vooraf een bepaalde verwachting specifiek en meetbaar te maken. Van belang hiervoor is dat een KPI op basis van een SMART principe wordt gedefinieerd.

SMART-principe

Specifiek: Een duidelijke een eenduidige formulering van de prestatie.

Meetbaar: Hoe wordt de prestatie gemeten? In welke eenheid, bijvoorbeeld: aantal, %, € of tijdsduur.

Acceptabel: Wordt de prestatie geaccepteerd door betrokkenen?

Realistisch: Is de te leveren prestatie realistisch en haalbaar?

Tijdgebonden: Binnen welk tijdsbestek of deadline moet de prestatie geleverd zijn?

Een uitgebreidere toelichting op dit principe lees je in het artikel SMART doelen formuleren.

Van strategische koers naar KPI’s

Zoals eerder toegelicht worden KPI’s toegepast als meet- en sturingselement binnen een organisatiestrategie. De bepaling en keuzes in KPI’s dienen dan ook toegespitst te zijn op de strategische koers (missie, visie en strategische doelen) van de organisatie. Ze dienen voldoende kritisch en bepalend te zijn om te volgen of een strategisch doel behaald wordt. Pas dan heeft een KPI betekenis.

Stel: Een organisatie heeft een missie gedefinieerd dat zij binnen 5 jaar leidend wil zijn qua marktaandeel in haar sector. Om dit te bereiken heeft men vastgesteld dat een omzetgroei nodig is van 10% per jaar. In 2021 bedroeg de omzet 50 miljoen. De KPI voor 2022 is hiermee gezet op €55 miljoen omzet.

Terug redenerend kun je stellen dat met €55 miljoen omzet in 2022 de organisatie op koers zit om binnen 5 jaar leidend te zijn in het marktaandeel in haar sector (ervan uitgaande dat de 10% omzetgroei per jaar hier toe zal leiden).

Zo kan een organisatie op al haar resultaatdoelstellingen KPI’s definiëren.

KPI of PI

Naast KPI’s kun je ook vaak PI’s (prestatie indicatoren) hanteren in je organisatie. Deze PI’s zijn dan bijvoorbeeld afgeleiden van KPI’s. PI’s dienen als indicator van een bepaalde prestatie die ten opzichte van een KPI niet zozeer kritisch is, maar wel een indicatie geeft van een onderdeel dat relevant is voor een organisatie.

Hierbij kun je denken aan het eerder genoemde voorbeeld. Een organisatie wenst een groei te realiseren van 10% ten opzichte van 2022. Een KPI van een organisatie zou hiermee kunnen zijn €55 miljoen verkoopomzet in 2023. Een afgeleide PI voor deze KPI kan dan zijn het aantal uitgebrachte offertes in 2023. Het aantal offertes is geen kritische prestatie indicator voor de ambitie van 10% omzetgroei, maar wel een indicator van de mate waarin het waarschijnlijk is dat de organisatiegroei gerealiseerd wordt. Indien het aantal offertes achter blijft kan dit een voorbode zijn dat de bovenliggende ambitie niet behaald wordt.

Input – throughput – output – outcome

Om de relatie tussen PI’s en KPI’s in een totale context te plaatsen, is het zinvol om naar het proces te kijken waarbinnen zich prestaties voordoen. Een prestatie is namelijk niet een manifestatie die uit het niets ontstaat. Een proces met handelingen gaat hieraan vooraf.

Bovenstaand overzicht betreft een vereenvoudigde weergave. In de praktijk zullen meerdere input – throughput factoren aan de orde zijn en kunnen ook meerdere output (KPI’s) factoren aan de orde zijn om een strategisch doel te meten.

Toepassing van KPI’s

In dit artikel spreken we met name over de KPI betekenis en KPI’s als meetinstrument voor organisaties. KPI’s kunnen echter op meerdere fronten worden toegepast in relatie tot een prestatie. Hierbij kun je denken aan prestaties van:

• Teams binnen een organisatie; In welke mate draagt het team bij aan het organisatieresultaat?
• Samenwerkingspartners (leveranciers); In welke mate behaald een samenwerkingspartner de afgesproken prestatie (resultaat)?
• Processen (team- of organisatie-overstijgend); Verschillende partijen in de keten staan gezamenlijk aan de lat voor een resultaat.
• Persoonlijke ambities; Om een persoonlijk resultaat te behalen wil je een voortgang meten.

Voorbeelden van KPI’s

Hierbij enkele fictieve voorbeelden van KPI’s geredeneerd vanuit een gewenste strategische doelstelling (voor de leesbaarheid is het aspect Tijdgebonden even buiten beschouwing gelaten).

Meer weten over KPI's?

In onze top 10 managementboeken 2022 staat ook een interessant boek over het hanteren van KPI's. Hierin vind je meer over de KPI betekenis en hoe deze goed toe te passen. Hieronder vind je een van de uitgelichte boeken!