5 zakelijke kosten waar zzp’ers bij de start vaak niet aan denken

Een eigen bedrijf starten kost geld. Waarschijnlijk heb je vooraf al nagedacht over een laptop, website en inschrijving bij de KvK. Toch komen er na de start vaak meer kosten bij. Sommige bedragen zijn klein, maar keren iedere maand terug. Andere kosten komen onverwacht en zijn meteen een stuk hoger. Vooral in het eerste jaar kan dat vervelend zijn. Je inkomsten zijn dan vaak nog niet iedere maand hetzelfde. Het is daarom goed om verder te kijken dan de bekende kosten. We zetten vijf zakelijke kosten op een rij die startende zzp’ers vaak vergeten en laten zien hoe je hier vooraf rekening mee kunt houden.

Kosten die je vooraf makkelijk over het hoofd ziet

Bij het maken van een begroting denk je waarschijnlijk eerst aan wat je direct nodig hebt. Dat is logisch, maar een bedrijf brengt meer zakelijke kosten met zich mee dan een startende zzp’er in eerste instantie voor ogen heeft. Denk bijvoorbeeld aan software die je iedere maand betaalt. Misschien moet je regelmatig reizen of besluit je later een boekhouder in te schakelen. Ook aan verzekeringen ben je vaak een maandelijks bedrag kwijt. Als je pas bent gestart als zzp’er doe je er goed aan om deze bedragen vooraf op een rij te zetten.

1. Verzekeringen voor je bedrijf

Tijdens je werk kan er iets misgaan. Je beschadigt bijvoorbeeld spullen van een klant of maakt een fout waardoor iemand financiële schade heeft. Zonder verzekering betaal je deze kosten mogelijk zelf. Welke verzekering je nodig hebt, verschilt per beroep. Een fotograaf loopt immers andere risico’s dan een financieel adviseur. Bekijk daarom goed welke situaties bij jouw werk kunnen voorkomen. Denk aan een bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering en zakelijke rechtsbijstand. Werk je veel met de auto? Vergelijk dan bijvoorbeeld de beste zakelijke autoverzekering voor zzp'ers en ondernemers. Kijk niet alleen naar de premie, maar lees ook wat wel en niet verzekerd is. Tel de maandelijkse premies vervolgens op bij je vaste bedrijfskosten. Dan weet je vooraf hoeveel geld je hiervoor kwijt bent.

2. Software en online abonnementen

Voor je bedrijf gebruik je waarschijnlijk verschillende online programma’s. Een boekhoudpakket is daar een bekend voorbeeld van. Misschien betaal je daarnaast voor zakelijke e-mail, cloudopslag, planning of software binnen jouw vakgebied. Per abonnement gaat het soms maar om een klein bedrag. Samen kunnen deze kosten aan het einde van het jaar behoorlijk oplopen. Vijf abonnementen van twintig euro kosten bijvoorbeeld €1.200 per jaar. Maak daarom een overzicht van alle programma’s waarvoor je betaalt. Neem hosting en domeinnamen daarin meteen mee. Controleer ook wanneer een proefperiode of tijdelijke korting afloopt. Kijk na enkele maanden opnieuw naar je lijst. Gebruik je een programma nauwelijks? Dan kun je beoordelen of je het abonnement nog nodig hebt.

3. Boekhouding en administratie

Bij ondernemen hoort administratie. Je verstuurt facturen, bewaart bonnetjes en houdt bij welke betalingen binnen zijn. In het begin kun je veel daarvan zelf doen. Voor een boekhoudprogramma betaal je vaak een vast bedrag per maand. Schakel je een boekhouder in, dan komen daar extra kosten bij. Denk bijvoorbeeld aan hulp bij je btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting of jaarafsluiting. Bepaal vooraf welke taken je zelf wilt uitvoeren en waarvoor je hulp inschakelt. Houd ook rekening met de tijd die je eraan kwijt bent. Een paar uur administratie per maand lijkt weinig, maar die uren kun je niet aan opdrachten besteden. Neem deze kosten daarom direct mee in je begroting.

4. Reizen naar klanten en afspraken

Ga je regelmatig naar klanten? Dan krijg je te maken met kosten die je thuis achter je bureau niet hebt. Je betaalt bijvoorbeeld voor brandstof, laden of een treinkaartje. Met de auto kunnen daar parkeerkosten, onderhoud en reparaties bijkomen. Vooral meerdere kleine bedragen vallen niet altijd direct op. Aan het einde van de maand kunnen ze samen toch flink oplopen. Houd zakelijke ritten daarom vanaf het begin apart bij. Kijk daarbij naar de kosten én naar de tijd die je onderweg bent. Een afspraak van twee uur kan met reistijd een groot deel van je werkdag innemen. Bedenk vooraf hoe je daarmee omgaat bij het bepalen van je tarieven. Je kunt reiskosten bijvoorbeeld apart doorberekenen of verwerken in de prijs van een opdracht.

5. Marketing om je eerste klanten te vinden

Na je inschrijving bij de KvK weten mensen niet vanzelf dat je bedrijf bestaat. Je zult dus iets moeten doen om nieuwe klanten te bereiken. Misschien laat je een website maken, bezoek je netwerkbijeenkomsten of start je met advertenties. Voor sommige activiteiten betaal je direct geld. Andere activiteiten kosten vooral tijd. Maak vooraf een bedrag vrij voor marketing en bepaal waarvoor je dit wilt gebruiken. Je hoeft daarbij niet direct meerdere kanalen in te zetten. Begin met wat past bij jouw bedrijf en doelgroep. Wil je via Google gevonden worden, dan kun je bijvoorbeeld werken aan je online vindbaarheid als ondernemer. Houd vervolgens bij waar nieuwe aanvragen vandaan komen. Daarmee ontdek je welke marketingactiviteiten bij jouw bedrijf passen.

Psychologie van marketinggedrag

(2 reviews)

Psychologie van Marketinggedrag is een digitale PDF voor ondernemers die klantgedrag beter willen begrijpen. De schrijver koppelt marketingreacties aan emoties, gewoontes, verwachtingen en eerdere ervaringen. Ook komen framing, vertrouwen, aankoopgedrag en onbewuste keuzes aan bod....

• Je begrijpt beter waarom klanten reageren of afhaken
• Aankoopgedrag wordt minder gebaseerd op aannames
• Emoties achter klantkeuzes worden makkelijker zichtbaar
• Commerciële teksten sluiten beter aan op gedrag
• Marketingkeuzes krijgen meer onderbouwing dan alleen gevoel

Filip

Dit boek heeft me echt doen begrijpen waarom klanten bepaalde keuzes maken. Niet alleen theorie, maar inzichten die ik meteen kon toepassen in mijn marketing. Sindsdien merk ik duidelijk meer conversie.

Bekijk dit boek

Kun je deze zakelijke kosten aftrekken?

Veel kosten die je voor je bedrijf maakt, mag je opvoeren als zakelijke kosten. Denk aan software, een boekhouder, verzekeringen en uitgaven voor marketing. Deze kosten verlagen je winst, waardoor je over een lager bedrag inkomstenbelasting betaalt. Een uitgave moet daarvoor wel zakelijk zijn. Gebruik je iets zowel voor je bedrijf als privé? Dan mag je soms alleen het zakelijke deel als kosten meenemen. Daarnaast kun je als btw-plichtige ondernemer de btw op veel zakelijke aankopen terugvragen. Bij grotere investeringen, zoals een laptop of andere apparatuur, kunnen andere regels gelden voor de verwerking van de kosten. Bewaar daarom je facturen en bonnetjes goed en houd zakelijke en privé-uitgaven zoveel mogelijk apart. Controleer bij twijfel welke belastingregels voor een specifieke aankoop gelden.

Bereid je voor op toekomstige kosten

In je eerste begroting staan vooral de kosten die je nu al kent. Toch komen er later uitgaven bij die je vooraf kunt verwachten. Je laptop moet bijvoorbeeld ooit worden vervangen en abonnementen kunnen duurder worden. Misschien wil je later investeren in een opleiding, marketing of een betere werkplek. Zet daarom niet alleen je huidige kosten op papier. Maak ook een overzicht van uitgaven die je het komende jaar verwacht. Reken jaarlijkse kosten terug naar een bedrag per maand en reserveer dit geld alvast. Houd daarnaast een buffer aan voor een reparatie of rustige periode. Bekijk je begroting iedere paar maanden opnieuw en pas bedragen aan als dat nodig is. Controleer meteen of je tarief nog past bij je kosten en gewenste inkomen. Welke kosten verwacht jij het komende jaar voor je bedrijf?