10 Beste business tools voor kleine bedrijven

Als eigenaar van een klein bedrijf staan de termen productiviteit en efficiëntie centraal. In het begin moet er van alles gebeuren en je hebt het idee dat je tijd te kort komt. Hoe ga je de tijd die je hebt dan efficiënt gebruiken? Het gebruik van de juiste business tools kan jouw bedrijf helpen om in korte tijd flink te groeien. Lees hieronder de 10 essentiële business tools doe jouw bedrijf wellicht verder kunnen helpen!

1. Boekhoudingsysteem

Met het starten van een eigen onderneming wil je natuurlijk graag geld gaan genereren. Het is hierbij natuurlijk belangrijk om jouw financiën op een geordende manier bij te houden. Een geautomatiseerd boekhoudsysteem kan jou helpen om een overzicht te geven over de financiële stroming binnen jouw bedrijf. Doordat dit systeem jouw van moment op moment een overzicht geeft van jouw financiële situatie kan je snel bijsturen daar waar nodig is. Zo staan je nooit voor verassingen.

Er zijn verschillende boekhoudpakketten die automatisch facturen opstellen en waarin je gemakkelijk je uren in bij kunt houden. Dit geeft jou ruimte en tijd voor zaken die er op dat moment echt toe doen en ben je deze tijd dus niet kwijt aan de administratieve rompslomp die natuurlijk ook gedaan moet worden.

Er bestaan verschillende boekhoudsoftwares, denk hierbij aan Exact, e-boekhouden, QuickBooks, Xero of FreshBooks. Zelf gebruik ik al jaren Exact Online voor mijn grotere ondernemingen en e-boekhouden voor de kleinere ondernemingen. Dit soort tools kunnen je enorm helpen bij het organiseren van facturen, het beheren van uitgaven en het bijhouden van je cashflow. Daarnaast kun je makkelijk koppelingen maken met de belastingdienst en je omzetbelasting gemakkelijk berekenen, aangifte doorvoeren en betalen via deze programma's. Ga dus niet die paar tientjes besparen en met Exceltjes werk, maar begin direct je boekhouding bij te houden in een van deze systemen.

2. Projectmanagementtools

Om je team georganiseerd en op schema te houden, zijn projectmanagementtools zoals Trello, Asana, ClickUp of Monday.com onmisbaar. De belangrijkste functies van een projectmanagementtools is het opstellen en toewijzen van taken, het instellen van deadlines, het bijhouden va voortgang van projecten, teamcommunicatie, het delen van bestanden, het beheren van een agenda, plannen van vergaderingen/meetings, maar ook de mogelijkheid van integratie met andere tools zoals boekhoudsoftware, communicatietools en cloudopslagdiensten. Kortom: Onmisbaar!

Door gebruik te maken van een projectmanagementtool met deze functies kunnen teams effectiever samenwerken, projecten beter beheren en de algehele productiviteit verhogen.

Zelf gebruiken we bij Mindsetters en Web Wings al jaren met grote tevredenheid ClickUp. Ook wanneer je met meer dan 40 mensen samenwerkt is deze tool heel schaalbaar.

3. Website bouwers

Een professionele en gebruiksvriendelijke website is van groot belang voor het aantrekken van klanten, maar ook van de juiste klanten. Een website is essentieel voor elk bedrijf, ongeacht de omgang of sector van het bedrijf. Zo is het van belang dat jouw bedrijf online zichtbaar is, geloofwaardig overkomt en zo het vertrouwen in de potentiële klant verkrijgt, zich presenteert en jouw producten en/of diensten presenteert en tevens kan een website dienen als klantenservice waarbij dus jouw website een bron van informatie voor bestaande klanten kan zijn, met antwoorden op veel gestelde vragen, contactgegevens en zelfs online ondersteuningsopties.

Er bestaan verschillende manieren om een website te laten bouwen of zelf te maken. Veelgebruikte websitebouwers zijn WordPress, Wix, Squarespace of Shopify. Deze websitebouwers zijn populair vanwege hun gebruiksgemak en betaalbaarheid. WordPress is hierbij een van de meest populaire platformen om een website te bouwen, hier is onze website ook in gemaakt ;). De tool is flexibel, gebruiksvriendelijk en biedt duizenden thema's en plug-ins om aan bijna elke behoefte te voldoen. De meeste websitebouwers bedrijven maken ook gebruik van WordPress zodat de eindgebruiker uiteindelijk de website ook zelf vorm kan geven en aanpassingen door kan zetten.

4. Het gebruik van e-commerce

Heb jij een webshop of ben je van plan om een webshop aan jouw website te koppelen, dan is het gebruik van een e-commerce platform wellicht iets voor jou! Een e-commerce platform biedt verschillende voordelen voor ondernemers die een webshop willen opzetten, namelijk de schaalbaarheid vanuit het platform, het verkrijgen van meer inzicht in het gedrag van klanten en de mogelijkheden tot uitbreiding van de marketing en natuurlijk kosten-en tijdbesparing!

Er zijn verschillende e-commerce platforms beschikbaar die je kunnen helpen bij het bouwen en starten van je eigen online winkel. Een van de populaire en betrouwbare opties is het maken van een webshop op Hostinger.

5. CRM-systeem

CRM staat voor Customer Relationship Management, dit zijn systemen waarmee je klantgegevens en activiteiten die je aan specifieke klantgroepen wilt koppelen kan automatiseren. Voor dat je klantgroepen hebt, is het wel handig om ze te koppelen aan een product marktcombinatie. Heb je wel eens gehad dat je een product in een online winkelmandje hebt laten liggen en een paar dagen later een mailtje kreeg waar in stond “Hey, je hebt product X nog in je winkelmand liggen!” kreeg? Dat mailtje is verstuurd vanuit een CRM-systeem. Dit systeem heeft in principe 5 ‘hoofd’ voordelen als business tool, maar kan ingezet worden hoe het voor jouw kleine bedrijf het beste is:

1. Meer omzet doordat je klanten in de ‘prospect fase’ van de sales funnel kan begeleiden naar de ‘klanten’ fase.
2. Een verbeterde klantervaring doordat je specifieke content kan automatiseren gebaseerd op de preferenties van je klant.
3. Je optimaliseert je processen doordat je niet meer handmatig bezig bent met het versturen van berichten of het koppelen van je aanbod.
4. Verbeterde samenwerking tussen afdelingen doordat je een minder grote kans hebt op miscommunicatie. Afdeling A hoeft niet meer afdeling B een bericht te sturen op bijvoorbeeld Slack, ze kunnen nu ‘gewoon’ in het CRM-systeem profiel van een klant kijken voor alle info.
5. Trouwere klanten/een betere binding met je klanten doordat zij enkel nog communicatie zien vanuit jouw bedrijf die relevant voor hun is. Zelf irriteer ik me wel eens dat ik een mail of bericht krijg van een bedrijf, die totaal niet aansluit op wat ik wil. Dit voorkom je hiermee!

6. E-mailmarketingsoftware

E-mailmarketingsoftware is iets wat je direct kan laten aansluiten, of misschien zelfs moet aansluiten, op je CRM-systeem. Je kan er voor kiezen om elke keer maar weer handmatig al die e-mailadressen in te voeren, maar je kan het óók automatiseren. Wanneer je net begint en nog een klein bedrijf hebt is het nog te doen om met een Excel te werken, maar wanneer je een schaalbaar iets wilt wat toekomstgericht is dan moet je hier echt mee werken. Door het te koppelen aan je CRM-systeem krijgen mensen enkel nog content waar ze op zitten te wachten (mits je de interesses goed hebt ingesteld binnen je E-mailmarketingsoftware en CRM-systeem). Die personalisatie maakt dit een van de meest ondergewaardeerde business tools!

7. Opslaan van documenten in de cloud

Als klein bedrijf zijnde is de kans groot dat je in het begin de fout maakt die zovelen maken, namelijk: dat je alles een beetje onoverzichtelijk opslaat want ‘ik weet toch waar het staat’. De bedoeling is dat je bedrijf gaat groeien en wanneer dit gebeurt gaan er problemen komen met deze manier van werken. Schaalbaar zijn is toekomstbestendig zijn en deze business tool gaat je daarmee helpen.

Door een overzichtelijke Dropbox (of andere provider) in te stellen zorg je ervoor dat ook mensen die nieuw zijn in je bedrijf precies weten waar ze alles kunnen vinden. Zodoende voorkom je dat er onnodig tijd (en dus geld!) verloren gaat in het zoeken naar documenten, door ze op te slaan waar het logisch is. Het klinkt misschien als een kleine moeite, maar het bespaart je bedrijf veel tijd op de lange termijn!

8. Tools voor social media

Een sterke aanwezigheid op sociale media is een krachtig marketinginstrument. Tools zoals Hootsuite, Buffer of Sprout Social helpen je bij het plannen en beheren van je social media content, het monitoren van je merk en het analyseren van de prestaties van je berichten. Hiernaast is het gebruik van mooie en sprekende afbeeldingen belangrijk. Afbeeldingen op een website en social media horen rechtvrije afbeeldingen te zijn. Gelukkig zijn er een aantal sites die rechtvrije afbeeldingen aanbieden, namelijk: Pexels, Pixabay en Freepik.

Voor een social media post kan je deze rechtvrije afbeeldingen dus gebruiken, maar het is natuurlijk nog sterker wanneer je eigen foto's gaat gebruiken. Wanneer je hiervoor kiest zijn er ook wanneer verschillende programma's die jou kunnen helpen om jouw afbeeldingen nog bruisender en doeltreffend te maken. Één van de meest populaire tool om mee te werken onder startende ondernemers is Canva.

Canva is een veelzijdige grafische ontwerptool die wordt gebruikt voor het maken van allerlei soorten visuele content, zoals sociale media graphics, presentaties, posters, flyers, infographics, uitnodigingen en nog veel meer. Het is populair vanwege zijn gebruiksvriendelijke interface, uitgebreide bibliotheek met sjablonen en afbeeldingen, en krachtige ontwerptools. Canva is in principe gratis, als beginnende onderneming is deze gratis business tool al voldoende. Wil je toch meer uit de tool halen dan zal je eens moeten kijken naar de betaalde abonnementen.

9. Online betalingsverwerkers

Als je geld binnen wilt halen om je kleine bedrijf te laten groeien, dan is een must-have tool dat je betalingen kan ontvangen. Hiervoor gebruik je online betalingsverwerkers. De meest voorkomende vier in Nederland zijn:

1. IDeal
2. VISA/Credit Card
3. PayPal
4. Afterpay systemen

Ideal, wat binnenkort ook wordt uitgerold door heel Europa heen onder de naam Wero, is veruit de meest bekende in Nederland. Als je bedrijf in Nederland gebaseerd is, dan moet je PayPal hebben. De bijkomende online betalingsverwerkers van credit cards en PayPal zijn handig om mensen de keuze te  geven binnen betalingen, daarmee speel je ook direct in op het E-commerce Cialdini principe van autoriteit. Deze namen kennen mensen en hechten ze autoriteit aan, daarmee dus ook aan jou. Je wordt ‘vertrouwd’. Afterpay daarentegen is een opkomende trend wat vooral populair is onder de jongere doelgroep (onder 35). Zijn zij je focus als klein bedrijf zijnde? Dan is het sterk aan te raden om hier naar te kijken!

10. SEO optimalisatie

Een goede online zichtbaarheid is essentieel voor het aantrekken van potentiële klanten. De meest bekende SEO tools, die ook ongeveer hetzelfde doen, zijn Ahrefs, Semrush en MOZ. Hiermee heb je toegang tot de website informatie van (bijna) alle websites op het internet. Een belangrijk gedeelte van SEO is immers weten wat je concurrentie doet.

Denk aan algemene SEO-scores bekijken, technische problemen op je websites vinden, zoekwoorden onderzoeken doen, nieuwe content vinden voor je website en nog zo veel meer. Bekijk de drie SEO-tools zelf en kies degene die het beste past bij wat jouw kleine bedrijf nodig heeft. Zoals met zo veel dingen het geval is: personalisatie is belangrijk!

Screaming Frog is een SEO business tool die ervoor zorgt dat je alle technische informatie op een website kan exporteren naar een CSV bestand, gebaseerd puur op de output die jij wilt. Het is een tool met een wat hoge kennisdrempel, maar wanneer je daar over heen bent dan wordt het een van de nuttigste SEO-tools die je gaat vinden. Je hebt hier wel een licentie voor nodig, die kost momenteel € 239,- per jaar.

Met SEO optimalisatie zorgt men ervoor dat jouw bedrijf beter vindbaar wordt in zoekresultaten van zoekmachines als Google. Wanneer je beter vindbaar bent, met andere woorden wanneer je hoger in Google staat, betekent dit direct meer verkeer voor jouw website! Zoekmachineoptimalisatie helpt jouw website dus aan extra klanten, een groei voor jouw bedrijf!

Met deze bovenstaande tips kan jij jouw bedrijf van een klein bedrijf naar een groot bedrijf laten groeien!