De beste 4 business tijdbesparende tools

Management tot de max! Daar willen we het dit artikel voornamelijk over hebben. Workflow management, projectmanagement, communicatiemanagement, klanttevredenheidsmanagement… Het is allemaal nodig in bedrijven waarbij meerdere mensen werkzaam zijn. Hoe eenvoudig het klinkt om een bedrijf te starten, hoe complexer het wordt als het eenmaal goed loopt. Je hebt je bedrijf laten groeien, je neemt mensen aan, die mogen werkzaamheden uitvoeren. Het moet wel allemaal stromen, anders verlies je enorm veel tijd.

In dit artikel zetten wij onze beste 4 business tijdbesparende tools op een rij.

Waarom zijn tijdbesparende tools belangrijk?

Het woord zegt het al: tijdbesparend. Als je op zoek bent naar meer efficiëntie, focus, werk- en klanttevredenheid dan zijn deze tools van belang. Tijdbesparende tools stellen je in staat om taken sneller en efficiënter uit te voeren. Wat bedoelen we hier precies mee? Je kunt meer werk verrichten in minder tijd, wat leidt tot een hogere productiviteit.

Het zorgt er ook voor dat je minder tijd besteedt aan taken die overbodig zijn, of te veel tijd in beslag nemen. Door minder tijd aan deze taken te besteden, kunnen jij en je medewerkers zich meer richten op de kernactiviteiten van het bedrijf, zoals strategie, innovatie en klantenservice.

Daarnaast kunnen tijdbesparende tools stress verminderen door werkdruk te verlagen. Dit verbetert de werktevredenheid en kan leiden tot een lager verloop onder het personeel. Dit helpt bij snelle en efficiëntere service, mogelijk gemaakt door tijdbesparende tools, wat kan leiden tot hogere klanttevredenheid.

Deze voordelen samen tonen aan dat het investeren in tijdbesparende tools niet alleen een slimme zet is voor het verbeteren van bedrijfsvoering, maar ook essentieel kan zijn voor het voortbestaan en de groei van je bedrijf. Lees hier meer over digital asset management software voor zorginstellingen. Welke tools zijn dan volgens ons het beste om te gebruiken? Wij hebben er vier voor je op een rij gezet:

1. Click-up

Click-up is een bekende softwareoplossing voor projectbeheer en Workforce Management die werkt voor teams van verschillende soorten omvang, inclusief teams die in een externe omgeving werken. Het heeft allerlei standaard managementfuncties die de planning, organisatie en het beheer van verschillende taken ondersteunt.

Voor- en nadelen

ClickUp heeft een alles-in-een projectmanagementoplossing met toegankelijke prijzen en alle tools die de meeste teams nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan time-track voor tijd efficiëntie, workflow automatiseringen en functies voor resourcebeheer.

Alhoewel wij niet veel nadelen aan ClickUp kunnen opsommen, zijn er toch een paar die we hebben kunnen vinden. Het kost tijd om ClickUp in te stellen, de processen staan niet standaard op de juiste plek dus je zult er even tijd in moeten investeren. Het is niet beschikbaar in het Nederlands en de klantenservice bereiken is enorm complex.

Belangrijke functies

In ClickUp kun je al je interne documenten centraliseren om een kennisbank op te bouwen die het onboardingproces kunnen versnellen en vergemakkelijken. Ook kun je meerdere checklists maken, waarbij je taken kunt verdelen om projecten sneller te laten starten. Met mindmaps kun je projecten en taken visueel in kaart zetten, zodat iedereen de onderliggende strategie kan zien en zijn rol in het bereiken van het doel begrijpt. Benieuwd naar hoe andere bedrijven hun digitale bestanden makkelijk opslaan? Lees dan alles over de DAM software.

Bekijk hier hoe je als beginner met ClickUp kunt starten:

2. Calendly

Calendly is een automatische planningssoftware die het proces van afspraken maken vereenvoudigt. Het wordt gebruikt door professionals en bedrijven om de efficiëntie te verhogen en het proces van het plannen van vergaderingen te stroomlijnen.

Voor- en nadelen

De voordelen van Calendly zijn dat het tijd vermindert die wordt besteed aan het heen-en-weer mailen om een afspraak te maken. Je kunt simpelweg je beschikbaarheid opgeven en diegene die een afspraak wil maken, kan via jouw beschikbaarheid een afspraak boeken. Het automatiseert het planningsproces en vermindert daardoor de kans op dubbele, of foute boekingen.

De nadelen van Calendly zijn dat sommige geavanceerde functies een betaalabonnement vereisen. De gratis versie biedt beperkte aanpassingsmogelijkheden.

Belangrijke functies

Belangrijke functies van Calendly zijn dat het gebruikers in staat stelt om hun beschikbaarheid in te stellen en anderen zelf een tijdslot laten kiezen dat bij hun past. Het synchroniseert met persoonlijke kalenders zoals Google Agenda, Outlook en iCal om dubbele boekingen te voorkomen. Het verstuurt automatische herinneringen naar deelnemers om no-shows te verminderen. Ook integreert het met andere tools zoals Zoom, Salesforce en Slack.

3. Slack

Slack is een populaire berichtenapp voor bedrijven die is ontworpen om de communicatie en samenwerking binnen teams te verbeteren. Het combineert elementen van e-mail, chat, bestandsdeling en taakbeheer in één platform.

Voor- en nadelen

De voordelen van Slack staan centraal om communicatieverbetering tussen teams en met klanten. Het helpt om informatie te delen, structureren en toegankelijk te houden. Het verbetert de efficiëntie door het verminderen van de afhankelijkheid van e-mails en fysieke vergaderingen. Je kunt het gebruiken op meerdere apparaten, wat het gemakkelijk maakt om onderweg in contact te blijven.

De nadelen van Slack is vooral de informatie overload die je krijgt. Het grote aantal berichten en notificaties kunnen overweldigend zijn en leiden tot afleiding.

Belangrijke functies

In Slack kun je verschillende kanalen aanmaken, zodat de communicatie onderverdeeld kan zijn in onderwerpen, teams of projecten. Gebruikers kunnen een-op-een of in kleinere groepen chatten en bestanden delen. Het werkt goed met andere tools zoals Google Drive, Trello en GitHub.

4. ChatGPT

ChatGPT, wie kent het nu niet. ChatGPT is voor velen bedrijven een nieuwe, innoverende manier om werkprocessen te versnellen. Het is absoluut een tool die we moeten benoemen in onze lijst van tijdbesparende tools. Van vertaling, contentcreatie, marktonderzoeken tot aan klantenservice en ondersteuning, ChatGPT kan veel voor jouw bedrijf betekenen. Zoek je voornamelijk naar tijd efficiëntere processen en geautomatiseerde processen, dan is deze tool zeker de eerste stap die je moet nemen. Het kan in het begin moeilijk zijn om te begrijpen, maar als je eenmaal de manieren kent om ermee om te gaan, bespaart het je veel tijd, geld en energie.

Voor- en nadelen

Net zoals de andere tools die we benoemd hebben, heeft ChatGPT ook voor- en nadelen. Een paar voordelen heb ik al benoemd, zoals tijdsefficiëntie en besparing van kosten, maar ook de schaalbaarheid is een voordeel waardoor meerdere klanten tegelijk geholpen kunnen worden, zonder dat extra personeel nodig is. Ook levert ChatGPT consistente prestaties, ongedacht de hoeveelheid werk of tijd van de dag.

De nadelen van ChatGPT zijn de beperkte contextuele begrippen, waardoor soms informatie verkeerd opgevat kan worden. Alles draait om jouw input, maar als ChatGPT dit verkeerd opvangt, kan er onjuiste of verwarrende antwoorden gegeven worden. Omdat het van origine een Engelse tool is, kunnen sommige zinnen of woorden Engels worden geschreven. Het is daarom belangrijk dat je de tekst nauwkeurig controleert. Wil je het gebruiken voor klantenservice en communicatie? Een nadeel daarvan kan zijn dat de menselijke emotie ontbreekt, wat tot ongevoelige reacties kan leiden.

Belangrijke functies

ChatGPT kan onder andere niet-bestaande afbeeldingen met jouw input creëren, het is een kennisbron van antwoorden op verschillende onderwerpen, een natuurlijke taalverwerking en nog veel meer. Zoek je naar input voor content, klantenservice chatbots, vertaling van teksten, assistentie bij het schrijven, kun je het beste ChatGPT gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld ook ChatGPT vragen naar technische probleemoplossingen, waardoor je instructies krijgt hoe je jouw probleem moet aanpakken. Controleer wel altijd goed of de verstrekte informatie, de juiste informatie betreft.

Productiviteit = KEY met tijdbesparende tools

Productiviteit is een essentiële factor voor economische welvaart, persoonlijke voldoening en maatschappelijke vooruitgang. Het staat centraal in hoe efficiënt en effectief zowel individuen als organisaties hun doelstellingen realiseren. In een bedrijfscontext betekent een hogere productiviteit een beter gebruik van middelen, wat leidt tot verhoogde winstgevendheid en een sterkere marktpositie. Op zoek naar onmisbare productiviteit gadgets voor op de werkvloer? Wij hebben er 9 voor je samengevat!

Dit heeft niet alleen directe voordelen voor de bedrijven zelf, maar ook voor de economie als geheel, aangezien productievere bedrijven kunnen leiden tot economische groei en werkgelegenheid. Vergeet niet dat management niet alleen te maken heeft met de juiste tools implementeren, maar ook met leiderschap. Check daarom zeker het boek "de zeven eigenschappen van effectief leiderschap" in onze webshop.