Tips voor transparante communicatie op de werkvloer

Heb je ooit in een vergadering gezeten waar niemand begreep wat er aan de hand was? Er werd vanalles aangekondigd, maar het bleef bij vage informatie. Of je stuurt een e-mail uit en alle werknemers dachten: "Oké, maar wat betekent dit eigenlijk voor mij?".

Dit zorgt voor frustraties op de werkvloer en dat wil je voorkomen. Hoe pas je dan transparante communicatie toe? Hier vind je alle informatie om op een fijne, respectvolle en transparante manier jouw boodschap over te brengen!

Transparant handelen, hoe doe je dat?

Slechte transparante communicatie zorgt ervoor dat jouw medewerkers meer vragen krijgen dan antwoorden. Goede transparante communicatie is daarentegen een verademing op de werkvloer. Het betekent dat informatie eerlijk, open en duidelijk wordt gedeeld. Geen verborgen agenda's, geen halve waarheden, gewoon de feiten op tafel.

Waar moet je beginnen en hoe zorg je ervoor dat er geen onrust, roddels of negatieve geruchten op de werkvloer verschijnen? Met deze 4 stappen zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is, niemand hoeft te speculeren en je kunt je richten op wat echt belangrijk is.

1.    Benoem de olifant in de kamer

Stel je voor: je bedrijf staat aan de vooravond van een grote verandering. In plaats van stilletjes de storm af te wachten, komt het management naar voren en zegt: "Luister, dit is wat er gaat gebeuren, dit is waarom en dit is wat het voor jullie betekent." In één keer benoem je de olifant in de kamer. Het hoeft niet extreem over te komen, zoals billboard reclames, maar je mag wel duidelijk zijn in wat benoemd moet worden.

Dit is belangrijk omdat je werknemers hoogstwaarschijnlijk al voelen dat er iets aan de hand is. In plaats van dat zij de informatie gaan opvullen met incorrecte voorspellingen, benoem je meteen wat er aan de hand is en wat dit voor hen gaat betekenen.

2.    Geef regelmatige updates

Betekent dit dat je er dan meteen vanaf bent? Nee, je zult merken dat er af en toe nog vragen en onduidelijkheden zijn. Dit is niet erg, maar houd het in controle. Veranderingen in het bedrijf kosten tijd en energie, dus houd controle op wanneer jij correcte informatie kan doorspelen aan je medewerkers. Plan vaste momenten in wanneer jij een regelmatige update over het proces communiceert.

Regelmatige updates zijn een belangrijk onderdeel van transparante communicatie. Geen verrassingen, gewoon eerlijke informatie over de voortgang en eventuele hobbels op de weg. Als iemand vragen heeft? Stel ze gerust!

Een bedrijf dat transparant communiceert, moedigt vragen en feedback aan. Ze willen weten wat anderen denken en nemen de tijd om vragen te beantwoorden, zelfs als het antwoord is: "Dat weten we nog niet, maar we houden je op de hoogte." Dit heeft alles te maken met discipline en hier vind je tips over hoe je discipline krijgt om resultaten te boeken.

3.    Gebruik verschillende vormen van communicatie

Er zijn 3 verschillende vormen van communicatie, namelijk mondeling, schriftelijk en digitaal. Gebruik deze vormen divers in je communicatie. Dit is afhankelijk van de boodschap. Kondig je voor de eerste keer een bedrijfsverandering aan? Dan is de lading groot van je boodschap en kun je vragen verwachten.

Om dit proces soepel te laten verlopen, kun je het beste voor een mondelinge communicatievorm kiezen. Hierbij voelt het persoonlijk en is er genoeg ruimte om vragen te stellen die anderen ook mee kunnen krijgen.

Bij laag-drempelige updates over het veranderingsproces kun je kiezen voor een digitale communicatievorm. Bedrijven gebruiken een bedrijfschat zoals Slack, Google of andere bedrijfstools om hun digitale communicatie te centraliseren. Hierin kun je dus updates sturen over het proces zodat je medewerkers up-to-date blijven.

Het is belangrijk om consistent hierin te blijven. Een keer mondeling en digitaal updaten is hoogstwaarschijnlijk niet genoeg bij een grote verandering. Houd daarom de geruchten, stemming en de energie op de werkvloer in de gaten. Je wordt hierbij getest op het luisteren naar je werknemers en jezelf goed kunnen uitdrukken, welke communicatievorm dan ook wordt gebruikt.

Wil je hier meer over weten? Bekijk dan zeker dit boek om aandachtiger te kunnen luisteren en jezelf goed uit te kunnen drukken:

Mindful communiceren

€ 26

Dit boek geeft duidelijke oplossingen en praktische technieken om je communicatievaardigheden te verbeteren. Je leert jezelf beter uit te drukken...

Bekijk op Bol.com

Heeft de bedrijfsverandering invloed op werknemers individueel? Dan kan je kiezen voor transparante communicatie via mondelinge en schriftelijke communicatie. Mondelinge communicatie is het meest effectief voor een 1:1 gesprek. Schriftelijke communicatie is het meest effectief om de afspraken die zijn of worden gemaakt vast te zetten om miscommunicatie te voorkomen.

4.    Werk aan je manier van communiceren

Transparant zijn als persoon en werkgever zijnde is enorm belangrijk. Het maakt het werk en een verandering niet alleen duidelijker en eerlijker, maar ook een stuk leuker en minder stressvol. Het begint bij jezelf, ben jij eerlijk en straal je vertrouwen uit? Ben je consistent in je manier van communiceren? Hoe communiceer je eigenlijk? Om hier meer inzicht en bewustwording over te krijgen, leg ik je graag de 4 communicatiestijlen uit.

• Passieve communicatiestijl: Vind je het moeilijk om je werknemers in de ogen aan te kijken en nieuws te delen? Ontwijk je liever het onderwerp en duurt het lang voordat je je uitspreekt? Dan heb je waarschijnlijk een passieve communicatiestijl ontwikkeld.

• Agressieve communicatiestijl: Misschien wel het meest tegenovergestelde van transparante communicatie, is de agressieve communicatiestijl. Zoals reclame op de gevel van je gebouw, komt deze vorm van communicatie direct over. Je bent erg overtuigd van je eigen standpunt, staat niet open voor andere meningen en je kunt erg confronterend zijn. Uitspraken zoals: “Je hebt het mis!” of “Je begrijpt het gewoon niet” zijn typerend voor dit soort communicatiestijl. Lees hier meer over geweldloze communicatie op de werkvloer om je communicatiestijl te verbeteren.

• Passief-agressieve communicatiestijl: Een combinatie van bovenstaande communicatiestijlen waarbij verbaal en non-verbale communicatie niet met elkaar overeenkomen. Je zegt iets, maar je lichaamshouding laat het tegenovergestelde zien. Je zegt bijvoorbeeld: “Ik sta helemaal achter de bedrijfsverandering!”, maar je houding toont aan dat je enorm twijfelt.

• Assertieve communicatiestijl: Je weet wat je wilt en wat de juiste beslissingen zijn. Deze overtuiging weet je duidelijk en transparant te communiceren naar de ander. Het is een vorm van transparante communicatie waarbij je duidelijk bent want je wilt en je kunt het op een rustige manier overbrengen.

Persoonlijk leiderschap en transparante communicatie

Transparante communicatie heeft alles te maken met persoonlijk leiderschap. Je neemt eigenaarschap over de manier van communiceren met je team en je bent bereid om de moeite te nemen om hieraan te werken. Wil je meer weten over persoonlijk leiderschap? Check dan onderstaande video om tips te ontvangen over hoe je persoonlijk leiderschap kan ontwikkelen!